A quoi sert ce guide ?

Ce guide va vous permettre de configurer un compte de messagerie Zimbra fourni par RVVN sur différents clients de messagerie (Thunderbird, Microsoft Outlook, Mail sur iPhone, ...).

Si vous utilisez un client de messagerie dans une version différente de celles détaillées dans ce guide, n'hésitez pas à nous contacter afin que l'équipe RVVN vous accompagne et enrichisse ce guide en ajoutant la configuration de ce client.

Il vous fournit les différentes informations de connexion (serveur sortant et entrant, ports, sécurisation, ...) et vous guide sur le type de compte à choisir (IMAP ou POP).

Certaines informations sont de nature confidentielle et ne seront donc pas indiquées dans ce guide. Lorsque ce sera nécessaire, le guide vous indiquera de contacter l'équipe RVVN pour obtenir ces informations.

Prérequis

Le compte de messagerie doit avoir été activé depuis l'interface Web de Zimbra.

Pour se faire, nous vous transmettons un mot de passe temporaire lors de votre demande de création de compte. Utilisez ce mot de passe pour vous connecter une première fois sur https://mail1.rvvn.org.
Puis vous pourrez définir votre propre mot de passe en suivant nos critères de sécurité ci-dessous.

Notes sur la sécurité des comptes

Recommandations

Pour la sécurité des comptes utilisateurs des services de l'association, l'équipe RVVN suit les recommandations de deux organismes concernant les mots de passe :

En résumé, il est recommandé de :

  • spécifier un mot de passe différent pour chaque service, il ne faut donc pas réutiliser un mot de passe déjà utilisé ailleurs et surtout pas le même que la messagerie personnelle
  • le mot de passe ne doit pas avoir de lien avec l'agent et ne doit pas être devinable en connaissant la vie de l'agent
  • ne jamais noter le mot de passe ( sur papier ou dans un fichier informatique )
  • ne jamais communiquer le mot de passe à qui que ce soit ( collègue / chef / ... )
  • renouveler les mots de passe dans un délai raisonnable ( 3 mois semble être un bon compromis )
  • ne jamais reprendre l'ancien mot de passe en en modifiant uniquement 1 ou 2 caractère(s)
  • ne jamais enregistrer les mots de passe sur les navigateurs web

Critères de définition d'un mot de passe

Lors de l'activation d'un nouveau compte de messagerie Zimbra, ou le renouvellement d'un mot de passe, vous devrez définir un mot de passe qui devra répondre à ces critères :

  • Longueur minimum du mot de passe : 8 caractères
  • Longueur maximum du mot de passe : 64 caractères
  • Nombre minimum de caractères majuscules : 1
  • Nombre minimum de caractères minuscules : 1
  • Nombre minimum de caractères numériques : 1
  • 1 caractère spécial recommandé
  • Nombre minimum de mots de passe uniques dans l'historique : 3 ( vous ne pouvez remettre l'un de vos 3 plus récents mots de passe )

Important : Ne spécifiez jamais le même mot de passe pour votre boite mail que pour un autre service, en effet, la boite mail doit être très sécurisée car elle permet souvent de pouvoir générer de nouveaux mots de passe pour d'autres services.

Expiration et renouvellement périodique du mot de passe

Les boites mails que nous créons ont également un mécanisme d'expiration des mots de passe, fortement recommandé par ces organismes et s'inscrivant dans le contexte d'application du RGPD. En effet, ce dernier vise à protéger les données privées et il est fort probable qu'un piratage de boite mail puisse en compromettre.

Ces mesures sont de plus en plus nécessaires étant donné la multiplication des tentatives de piratage et/ou d'escroquerie.

Les utilisateurs de la messagerie Zimbra seront donc invités à renouveler leur mot de passe selon une périodicité pertinente et raisonnable, que nous avons défini par défaut à 3 mois. Il suffira de se rendre sur l'interface Web de Zimbra pour réaliser ce changement de mot de passe.

ATTENTION : en cas de changement de mot de passe, il sera nécessaire de reconfigurer le compte dans le client de messagerie avec ce nouveau mot de passe.

Types de compte : IMAP ou POP ?

Lors de la configuration d'un compte mail dans un client de messagerie, il vous sera demandé d'en spécifier le type.

Vous aurez le choix entre les types IMAP ou POP. Voici une brève description de ces différents types et les cas dans lesquels un type est préférable à l'autre.

POP : à privilégier

Un compte de type POP télécharge les mails dans le client de messagerie puis les supprime du serveur après un certain délai (configurable dans le client de messagerie).

Cela permet par exemple de libérer régulièrement et automatiquement de l'espace sur le serveur Zimbra et ainsi d'éviter de dépasser le quota autorisé par RVVN (qui est de 1Go par boite mail), ce qui entrainerait l'impossibilité de recevoir des mails.

Ce type de compte est à privilégier pour toutes les personnes qui n'ont pas besoin de mobilité ni d'accéder à tout moment à l'intégralité de leurs mails (uniquement les plus récents).

Avantages

  • Espace libéré régulièrement sur le serveur : évite le dépassement de quota
  • Possibilité de conserver sur le serveur les mails des derniers X jours (configuration du client nécessaire)

Inconvénients

  • pas accès à l'historique complet des mails depuis l'interface Web de Zimbra, seuls les plus récents (ancienneté des mails configurable dans le client de messagerie)

IMAP : idéal pour la mobilité

Un compte de type IMAP repose sur la synchronisation entre le client et le serveur de messagerie. Toute action effectuée d'un côté sera reproduite de l'autre.

Ainsi, si vous supprimez un mail depuis votre client de messagerie, il sera également supprimé du serveur Zimbra.
De même, si vous supprimez un mail depuis l'interface Web de Zimbra, il sera également supprimé du client de messagerie.

Vous avez également la possibilité de créer des dossiers IMAP sur le serveur, pour organiser vos mails, puis de les synchroniser avec votre client de messagerie (par un principe d'abonnement).

En IMAP, étant donné le principe de synchronisation, les mails (non supprimés) restent constamment sur le serveur Zimbra. Ce type est donc à privilégier pour les personnes à forte mobilité et qui souhaitent accéder à tout moment à leurs mails, que ce soit depuis leur client de messagerie au bureau, ou à l'extérieur sur leur téléphone/tablette ou encore depuis l'interface Web de Zimbra.

L'inconvénient principal de cette synchronisation est que vous pouvez atteindre la limite de quota autorisé par RVVN (qui de 1Go par boite mail). Vous devez alors régulièrement et manuellement libérer le la place en archivant des mails dans des dossiers locaux (sur votre disque dur d'ordinateur) créés depuis votre client de messagerie.

Avantages

  • idéal pour la mobilité : accès à tout moment, et depuis n'importe quel appareil configuré, à l'historique complet des mails (dans la limite du quota autorisé)
  • possibilité d'organiser les mails dans des dossiers sur le serveur Zimbra et synchronisés avec le client de messagerie

Inconvénients

  • obligation d'archiver régulièrement, sur un poste informatique, des mails afin de libérer de l'espace sur le serveur et d'éviter de dépasser le quota autorisé

Informations de connexion

Voici le résumé des informations de connexion qui vous seront nécessaires pour configurer un compte de messagerie Zimbra dans n'importe quel client de messagerie :

  • Serveur entrant : mail1.rvvn.org
  • Serveur sortant (SMTP) : mail1.rvvn.org
  • Acviter le SSL partout
  • Numéros de port :
    • POP avec SSL : 995
    • IMAP avec SSL : 993
    • SMTP avec SSL : 465

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